A ficha de registro do empregado é um documento obrigatório. É nela que são anotados os dados pessoais dos funcionários da empresa e registrada a trajetória de cada um. Além disso, é fundamental para que a empresa realize o cadastro do colaborador em órgãos como INSS, por exemplo.
Porém, após a entrada em vigor da Nova Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD, é muito importante que a empresa esteja atenta ao lidar com dados pessoais nas relações trabalhistas.
Principalmente porque a LGPD não aborda só dados pessoais como os cadastrais (nome, endereço, documentos, foto e outros), mas também os que ela classifica como dados sensíveis, englobando aqueles relacionados à origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, dados referentes à saúde ou à vida sexual, entre outros.
A menos que sejam imprescindíveis para o exercício das atividades exercidas, dados sensíveis não devem ser solicitados pela empresa. Observe o modelo de ficha abaixo:
Aliás, você sabe qual modelo de ficha de registro de empregado que seu RH ou Departamento Pessoal vem usando? Dê uma olhada e analise: a empresa precisa de todos esses dados do trabalhador para o cargo que ele desempenha (ou vai desempenhar)? Se a resposta for negativa, sua empresa está descumprindo as normas estabelecidas na LGPD, uma vez que, segundo essa lei, só se pode perguntar o que for estritamente necessário.
Mas afinal, quais dados podem ser solicitados para preenchimento da ficha? Primeiramente é indispensável que para cada dado solicitado haja uma justificativa.
Por exemplo, como empresa, você precisa saber qual o endereço do empregado para conceder o vale-transporte, além de poder enviar correspondências em caso de abandono de emprego.
Outro exemplo é perguntar se o funcionário tem filhos. Essa informação se justifica no caso de a empresa conceder benefícios relacionados a auxílio-creche, plano de saúde ou seguro de vida.
Um último exemplo: perguntar qual religião do empregado. Inicialmente não dá para pensar em nenhuma justificativa para tal dado estar na ficha de registro do empregado. Logo, não tem que perguntar.
E assim por diante. Pense sempre que deve haver uma justificativa para cada dado pessoal coletado, se não houver, não está de acordo com a LGPD.
Inclusive, essas adequações devem ser aplicadas já na fase pré-contratual, ou seja, até nos processos seletivos é preciso estar atento. Limite-se somente ao que for necessário para o exercício da função a ser contratada, sobretudo porque existem dados que não podem ser solicitados e em hipótese alguma gerar qualquer critério discriminatório, como:
- Doença prévia
- Religião
- Etnia
- Orientação sexual
- Antecedentes criminais
- Situação financeira
- Se tem filhos
- Se é fumante
Alinhar os procedimentos da empresa com a legislação é extremamente importante para que haja segurança diante das muitas obrigações que ela deve cumprir. Se você tem dúvidas ou precisa de auxílio nesse e outros aspectos das relações trabalhistas, entre em contato conosco. Nosso time do Direito do Trabalho é capacitado para auxiliar você e sua empresa.
Escrito por: Juciene Monteiro – Arrighi Advogados